職員採用時に必要な書類

従業員の採用を決定した後、新たに入社する社員からいろいろな書類を提出してもらう必要があります。

雇用保険や社会保険の加入手続き、税制上の手続き、給与の振込、通勤手当の計算などが事務手続き上必要になりますが、新たに入られる従業員の住所に関する書類は、どのようにされていますか？

通勤手当の計算上も、また本当にそこに住んでいるかを確認する意味でも、住所に関する証明書類が必要になりますが、その際は「住民票記載事項の証明書」を提出してもらうようにして下さい。

戸籍謄本や戸籍抄本、住民票は採用者の門地、社会的身分に直結する事項であり、労働条件の差別的取扱いにつながる可能性があるからです。

また、従業員の入社にあたっては、「誓約書」を提出させることをお勧めします。

誓約書には、履歴書や職務経歴書、面接時の発言等が真実である旨の内容を入れておいてください。

昨今は情報の漏えいが問題になることも多いので、機密の保持や個人情報保護に関する誓約書も提出するようにしておくといいでしょう。

なお、書類の提出期限は５日以内とすることをお勧めします。書類の提出期限を２週間後などとすると厚生年金等の社会保険の手続きは入社後５日以内に行わなければならないのに、間に合わなくなるからです。