退職証明書発行時の注意点

御社では、会社を退職された方から、退職証明書を発行してほしいという請求を受けたことがおありではないでしょうか？

 

退職証明とは、字のごとく、御社に勤めていて辞めたという証明ですが、退職者がこの証明書を請求する理由はおおよそ以下の３つです。

①新しい次の職場で求められる場合

②健康保険から国民健康保険に切り替える際に、市町村から提出を求められる場合

③配偶者の扶養になる場合で、配偶者の職場から提出を求められる場合

 

②や③の場合であれば、前の職場を本当に辞めているのか、辞めているのであればいつ辞めたのかというという証明が必要となります。

退職辞令を交付しているのであれば、退職辞令で事足りる場合もあります（③の場合など）

 

退職証明書の請求があった場合は、これを拒むことはできませんので、速やかに退職証明書を交付してください。

 

退職証明書を発行される際、気をつけていただきたいのは、退職者が請求していない事項を記入してはいけないということです。請求のあった事項についてのみ証明してください。

 

ちなみに、退職証明書の証明事項は、以下のとおりです。

(1)使用期間（勤続年数）

(2)業務内容

(3)役職

(4)給与

(5)退職の理由

 

退職者が新しい職場から退職証明書を求められている場合は、(1)以外にも証明が求められそうですね。

 

決められた書式はありませんので、会社であらかじめ書式を定めておくといいでしょう。